Terceirização De Processos Administrativos e Financeiros

A terceirização de processos administrativos e financeiros é uma das melhores opções para diversos tipos de empresas que desejam redução de custos e crescimento nesses setores, que resultam no crescimento da empresa como um todo.

Isso ocorre porque todo tipo de serviço terceirizado é especializado, o que traz uma série de benefícios e evita a necessidade de controle desses setores pelo empreendedor.

Como se dá a terceirização

Antes de mais nada é importante definir essa terceirização e como ela acontece.

Quando uma empresa decide contratar mão de obra terceirizada para lidar com os processos administrativos e financeiros, todo o núcleo de trabalho dessa parte da empresa é direcionado a um escritório contábil especializado que presta o serviço.

Com isso, os profissionais que atuam nesse escritório passam a desempenhar suas funções para suprir todas as necessidades desses setores da empresa, mas sem o vínculo empregatício direto que ocorre com os funcionários contratados da empresa.

Durante a contratação do serviço de terceirização de processos administrativos e financeiros, todos os tipos de serviços que serão prestados são elencados e fixados para que a empresa saiba o que esperar.

Aqui, todos os serviços necessários para o funcionamento correto e crescente desses setores é realizado, como:

• Entrega de relatórios de gestão;

• Análise de processos;

• Mensuração de resultados da empresa, com demonstração de lucros e prejuízos;

• Assessoria na gestão administrativa;

• Utilização de ferramentas adequadas para gestão.

Ou seja, todas as tarefas que os funcionários da empresa fariam no departamento próprio os profissionais terceirizados também farão - com a diferença de qualidade superior, treinamentos apropriados, experiência e especialidade.

Essa diferença é essencial, pois é justamente a deficiência na qualidade de execução de tarefas nesses setores que ocasiona a falência de empresas.

Em média, 60% das empresas que necessitam decretar falência se deparam com essa necessidade porque não tinham mecanismos satisfatórios e processos bem estruturados no setor financeiro da empresa. Ou seja, o índice de empresas que negligenciam a qualidade do serviço nesse tipo de departamento é grande.

Ao saber disso, a contratação de serviços terceirizados nesses setores é uma das alternativas mais acessíveis e uma das mais práticas que a empresa pode escolher.

Muitos são os serviços prestados nesse tipo de relação terceirizada e todos buscam suprir as ausências constatadas na empresa e desempenhar performances eficientes para que resultados exitosos apareçam.

Com todas as funções fixadas e separadas de forma clara e organizada, os resultados entregues pelos profissionais se tornam muito mais eficientes.

Isso evita que procedimentos essenciais deixem de ser feitos e garante que o melhor desempenho possível seja realizado.

A maneira de realizar a contratação também precisa ser analisada para que o investimento seja seguro e adequado ao tipo de necessidade a empresa possui.

Muitas vezes a forma como as empresas encontram o escritório ideal para a terceirização de processos administrativos e financeiros é por meio de processos de licitação.

Com isso, a empresa permite que vários escritórios especializados nesse tipo de serviço se candidatem e ofereçam suas condições, valores, tipos de serviços e demais características.

Com as opções em mãos, torna possível realizar uma comparação mais aprofundada para que a melhor escolha seja tomada.

Porque optar pela terceirização

Os motivos que fazem as empresas contratarem serviços terceirizados são inúmeros, pois é um tipo de prestação de serviço muito vantajosa.

Serviço especializado

Como citado anteriormente, o tipo de serviço oferecido na terceirização é especializado. O que significada que os profissionais são experientes e têm a devida competência para desempenhar as funções administrativas e financeiras.

Com isso, observa-se o primeiro motivo para se optar pela terceirização, que é a qualidade do trabalho desenvolvido que é muito superior ao desenvolvido por profissionais que possuem conhecimentos gerais.

Todo o serviço e prestado com base é experiências parecidas, bem como em treinamentos próprios para a resolução de todos os tipos de conflitos que possam aparecer no decorrer da prestação do serviço.

Não tem necessidade de realizar treinamento interno

Quando se contrata um funcionário com vínculo direto é preciso oferecer todo um suporte de treinamento e desenvolvimento profissional para que ele ofereça resultados satisfatórios.

Esse processo pode levar vários meses, despender de outros funcionários que realizem o treinamento e há necessidade de investimento para que tudo isso seja possível.

E ainda assim não há nenhuma garantia que aquele funcionário irá realizar as atividades de forma satisfatória, o que sempre é um risco da contratação de funcionários.

Entretanto, quando ocorre a contratação de serviço de terceirização, isso não é necessário. A empresa já inicia a relação com os setores terceirizados obtendo resultados práticos, pois ele já estava todo organizado.

Como ocorre a contratação de escritório especializado, toda a prática e habilidade já existem e não é preciso realizar acompanhamento para que a qualidade se desenvolva.

O que é uma das grandes vantagens dessa modalidade de contratação, pois todo o processo difícil de treinamento e preparação do profissional, não fica a cargo da empresa contratante.

Dedicação total

A dedicação dos profissionais terceirizados é total, sem distrações que podem ocorrer na empresa por interferência de outros setores. O que é muito comum, pois, às vezes, determinado setor pode estar mais sobrecarregado e necessitando de auxílio.

Mas na terceirização os profissionais são contratados para exercer exclusivamente funções administrativas e financeiras e são muito mais propícios a oferecer soluções criativas à gestão, pois têm dedicação integral e foco total nas tarefas executadas.

Sem distrações, a ocorrência de resultados é muito maior, assim como a capacidade de oferecer soluções de acordo com cada problema apresentado pela empresa. Isso evita que haja desvio de função, o que inclusive é uma prática ilegal do âmbito trabalhista.

Essas soluções podem ser de vários tipos e muitas vezes são voltadas para a redução de custos nos movimentos financeiros da empresa, além de aumento de lucros com ações destinadas a tal finalidade.

O que é uma das principais buscas de qualquer tipo e porte de empresa, o aumento de lucro e a redução de gastos, pois nenhuma empresa sobrevive sem que o crescimento esteja adequado e o faturamento em dia.

Além disso, existem muitos outros motivos que fazem com que a terceirização de processos administrativos e financeiros seja uma opção favorável, como o custo da mão de obra em si.

Redução de custos

O principal motivo da redução de custos no orçamento é que, se não há necessidade de contratação de equipe para desempenhar essas funções na administração e no financeiro, não há uma série de gastos com eles.

Gastos como valores mensais de recolhimento de FGTS, decimo terceiro, férias, além de questões que vão mais além, como verbas rescisórias.

Manter um funcionário ativo na empresa requer um investimento constante e alto, bem como realizar o desligamento dele, quando necessário, também requer custos com indenizações e outras verbas a depender do tipo de demissão.

Outros tipos de custos também são reduzidos com a contratação de terceirização de processos administrativos e financeiros, como gastos com transportes, vale alimentação.

Previsibilidade

Como a contratação entre empresa e prestadora de serviços é através de contrato detalhado e com ações especificadas, todo acontecimento pode ser previsto, o que retira o fator surpresa que ocorre na relação de trabalho direta.

Isso quer dizer que a segurança financeira e operacional da empresa é muito maior quando ocorre a contratação desse tipo de serviço. Sem riscos de gastos extras, sem riscos de comprometer o faturamento e o crescimento empresarial

Pois, caso ocorra necessidade de algum profissional se ausentar, tirar licença, ou até mesmo em caso de férias, a obrigação perante a empresa é que outro profissional fique em substituição, afinal, o que é contratado é o serviço terceirizado em si.

E o melhor é que tudo isso acontece sem que o empresário tenha que tomar conhecimento ou sem que o departamento de RH da empresa tenha que se envolver, pois tudo é solucionado pela própria prestadora de serviços terceirizados.

Além disso, em questão de gastos também há previsibilidade, pois o valor pago pelos serviços terceirizados são sempre os mesmos, os que foram definidos no contrato.

Então a empresa fica ressalvada de ter que ter gastos extras em determinado mês para que seja possível cobrir funcionário de férias, por exemplo.

Essa previsão em todos os quesitos da relação contratual proporciona um equilíbrio financeiro grande à empresa e permite que o orçamento seja distribuído de forma a suprir necessidades em outras áreas.

Foco

Outro motivo fundamental para que ocorra a contratação de terceirizada é a melhora no foco da empresa.

Se a empresa possui um escritório especializado desenvolvendo os processos administrativos e financeiros, o empreendedor pode focar no andamento fático da empresa e dar atenção para atividades que desenvolvam o crescimento da empresa.

Com isso é possível direcionar o olhar para resultados, inovações e novas formas de crescimento, sem a preocupação de supervisionar e controlar os funcionários que antes desempenhavam essas funções por conta da própria empresa.

Isso também propicia que o empresário possa dar atenção a outras equipes da empresa, de modo a proporcionar melhora nos setores que não estão sendo terceirizados.

Mas não só o empresário pode usufruir de mais foco, todo o restante da empresa também.

Com a execução dos serviços financeiros e administrativos sendo desenvolvidos a parte, há otimização de tempo para que os gestores em geral possam executar suas tarefas sem ocorrência de sobrecarga e desvio de foco.

Estrutura organizacional

A estrutura organizacional é outro ponto forte da terceirização de processos administrativos e financeiros, pois a mão de obra especializada utiliza estrutura voltada à eficiência do trabalho.

Com isso, a empresa dispõe dos mecanismos corretos para a realização de projeções muito mais qualificadas e voltadas a resultados efetivos.

Decisões baseadas em fatos

Com o auxílio de profissionais especializados, as decisões tomadas ocorrem com o apoio correto, dados claros e precisos que são emitidos através de relatórios financeiros pela equipe terceirizada.

Todas as decisões que são tomadas dessa forma são mais proveitosas e assertivas, o que evita uma série de erros de investimentos que, sem o olhar experiente da equipe, poderia ser cometida.

Controle

Os profissionais que prestam serviços de forma terceirizada nesses setores de administração e financeiro possuem formas próprias de manter o controle de todas as contas da empresa.

Atualmente, esse tipo de ação também está sendo tratada com o auxílio da tecnologia em programas de computador. Isso significa que os resultados são muito mais precisos.

Além disso, o controle oferecido não fica somente nas contas, como nos valores a receber, impostos, financiamentos e todo o tido de prestação de conta que seja necessária.

Esse tipo de organização é essencial para manter a clareza das informações fiscais e contábeis da empresa e podem ser solicitadas a qualquer momento tanto pelo empresário, como pelos outros setores.

Muitas vezes ocorre a necessidade de abrir as contas para o governo. Nessas situações é importante que tudo esteja claro e bem organizado para que não haja nenhum tipo de ocorrência em multas.

Estrutura física

A estrutura física e tecnológica do serviço terceirizado é também um motivo importante que apresenta ótimos resultados às empresas que optam por esse tipo de contratação.

Um escritório que presta serviço terceirizado tanto financeiro como administrativo, possui toda a estrutura tecnológica voltada a oferecer os melhores resultados do segmento.

Isso, junto com as ferramentas estratégicas que os profissionais possuem, proporcionam alto nível de aproveitamento nas rotinas administrativas e financeiras, com agilidade na capacidade de resolução de problemas e questões práticas.

É importante dizer que nem todos os serviços dentro desses setores precisam ser terceirizados.

É possível manter um pequeno núcleo na empresa para que algumas atividades continuem sendo desenvolvidas por funcionários contratados de forma direta.

Isso é muito comum de acontecer em situações em que a terceirização ocorre gradualmente. Conforme o empresário adquire maior confiança nos serviços prestados, aumenta o volume de transações permitidas à equipe terceirizada.

Terceirização de processos financeiros

É importante analisar detalhadamente cada setor para que os serviços prestados e a importância da terceirização sejam observadas de forma mais ampla e clara.

O setor financeiro é um dos mais importantes dentro de uma empresa, pois é ele que controla os investimentos, os riscos, controle de fluxo de caixa e tudo mais que envolva a gestão econômica empresarial.

Por isso, é fundamental não se contentar com a terceirização somente de questões básicas como controle de contas, mas confiar o departamento como um todo aos profissionais especializados.

Nisso entram questões e atividades de alto nível para a empresa, como processos financeiros de auditoria e avaliações de gestão de investimentos.

Uma boa orientação no momento certo pode fazer com que o empreendedor tome decisões que normalmente não tomaria se não fosse o auxílio direto da mão de obra terceirizada.

E isso é um dos pontos cruciais, pois esses tipos de profissionais possuem a visão correta que o departamento necessita para obter crescimento.

Eles possuem mecanismos que tornam possível a realização de diagnósticos que servem para o planejamento de todos os passos necessários a serem tomados para que ocorram os ajustes nas atitudes e demandas financeiras.

Conforme a execução do serviço vai avançando, os profissionais vão adquirindo condições fáticas e seguras de prestar informações atualizadas ao empresário.

Esse, por sua vez, adquire o suporte necessário para a tomada de decisões futuras com base na projeção profissional da equipe financeira.

Com isso, a empresa adquire um padrão de ter boas práticas no mercado e tomar decisões que influenciam positivamente no desenvolvimento economia da empresa, o que não é possível sem o auxílio direto de um especialista.

Essa é uma questão fundamental para a sobrevivência da empresa, pois decisões baseadas em fatores errados, ou decisões com resultados negativos, podem ocasionar perdas inestimáveis à empresa e muitas vezes beirar a falência.

Então para evitar que esse tipo de situação chegue a pontos críticos, o recurso de profissionais especializados é indispensável.

Todavia, caso decisões ruins já tenham sido tomadas ou se o cenário como um todo não foi favorável ao crescimento econômico da empresa, a opção pela terceirização de processos financeiros também pode ser uma saída.

Se esse tipo de serviço possui força para embasar decisões e auxiliar o empresário em investimentos, oportunidades e transformação de inúmeras variáveis, também tem força para sugerir alternativas em casos de crise.

Na verdade, nada melhor do que especialistas para encontrar o foco do problema financeiro da empresa e sugerir melhorias, alterações e modificações que sejam necessárias para que a empresa se erga novamente.

E essa é uma das saídas que muitas empresas encontram no momento de enfrentar dificuldades.

Muitas vezes, a contratação direta de especialistas econômicos não é uma opção viável para empresas que estão perto da falência, mas a contratação desse tipo de mão de obra de forma terceirizada, sim.

Ou seja, em situações que a empresa esteja passando por crises financeiras, a terceirização pode ser uma das soluções tomadas que podem ser o início de uma recuperação de forma sólida e baseada em dados.

Terceirização de processos administrativos

Na questão mais administrativa, a prestadora de serviços também oferece uma série de ações que melhoram o cotidiano de gestão da empresa.

No âmbito administrativo, que geralmente atua juntamente com o financeiro, são geradas ações como:

• Gestão de contratos;

• Elaboração de relatórios;

• Demonstrativos;

• Envio de cobrança.

Todas essas e muitas outras ações apresentam forma e um padrão que precisam ser seguidos para que a organização seja mantida.

Com organização o controle de gerenciamento da empresa se torna mais eficiente e erros que podem causar prejuízos à empresa, são evitados.

Além disso, a segurança nas operações é outro ponto importante, pois com a terceirizada, os procedimentos realizados verificados e conferidos para que nenhum prazo ou dado seja perdido.

Oportunidades e investimentos

Para que o empreendedor possa aproveitar oportunidades ou cria-las quando não existirem, há necessidade de contar com mão de obra competente que consiga dar a orientação necessária.

Com o apoio técnico de pessoas capacitadas e que trabalham de forma direcionada para identificar as melhores oportunidades à empresa, obter êxito nesse quesito é muito mais fácil.

Um empreendedor munido de informações e seguro das possibilidades ao seu redor possui ferramentas para executar ideias sem maiores riscos, o que é essencial no momento de enfrentar uma oportunidade.

Os tipos de investimentos que podem ser realizados para que a empresa melhore sua colocação no mercado também são objeto de análise pela equipe de terceirização de processos administrativos e financeiros.

Como a equipe mantém todos os dados atualizados do setor de finanças, inclusive com elaboração de relatórios periódicos, o empresário possui amplo acesso a todos os dados da empresa de forma real e precisa.

Isso faz com que ele saiba o melhor local para investir e as melhores oportunidades existentes.

O momento de realização desses passos também é crucial para que os resultados sejam satisfatórios. E isso também é analisado pelos profissionais, pois possuem capacidade de avaliar decisões de investimentos com olhar analítico.

Dentro da análise de investimentos outro serviço prestado que influencia diretamente é o controle do histórico da empresa.

Se o empreendedor possui total conhecimento sobre o histórico financeiro da empresa, ele pode avaliar se o cenário está no melhor momento e se o crescimento periódico está sendo satisfatório.

Outro serviço que auxilia muito na qualidade da gestão da empresa é o controle fiscal que os profissionais especializados podem oferecer.

Nesse controle são verificadas questões que envolvem impostos, prazos, alíquotas e forma de tributação que a empresa possui.

Quando o serviço que atua nesse tipo de questão não é especializado, muitas vezes pode acontecer de a empresa pagar as tributações em regime de tributação que não é o melhor para o porte dela.

Isso causa prejuízos financeiros e gastos desnecessários, mas pode ser facilmente resolvido com o conhecimento técnico que profissionais experientes possuem.

Com a terceirização de processos administrativos e financeiros, todos os procedimentos legais são respeitados e seguidos rigorosamente para que a empresa não incorra em sanções administrativas posteriormente.

Isso é importante para o controle geral de contas, pois esse tipo de despesa também precisa ser detalhadas de forma correta e clara, pois são despesas necessárias e obrigatórias.

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Responsabilidade e desafios

A responsabilidade jurídica que a empresa possui com os profissionais terceirizados é uma grande dúvida que paira sobre as empresas no momento de contratar algum tipo de serviço terceirizado, seja de qual função for.

Como já mencionado anteriormente, quando a empresa contrata a terceirização de processos administrativos e empresariais, os profissionais que irão prestar serviços à empresa, não possuem nenhum tipo de vínculo de emprego diretamente com ela.

Isso implica uma série de coisas e a principal é em ações trabalhistas. Se os profissionais da terceirizada buscarem alguma reparação na justiça trabalhista, a responsabilidade inicial não é da empresa que estava utilizando os serviços.

Isso é muito importante e é muito vantajoso à empresa, pois a responsabilidade pelos direitos trabalhistas dos profissionais é, primeiramente, do escritório de contabilidade que está prestando os serviços à empresa.

O que quer dizer que os bens da empresa ficam mais protegidos e a estabilidade financeira da empresa não corre risco direto como acontece quando há relação de trabalho diretamente entre a empresa e seus empregados.

Somente no caso de o escritório especializado que presta os serviços não conseguir arcar com as incumbências definidas no processo trabalhista, é que a empresa pode ser responsabilizada. Ou seja, a responsabilidade dela é subsidiária.

Isso quer dizer que o profissional que presta serviços de forma terceirizada à empresa não pode cobrar diretamente dela alguma questão que ache estar sendo negligenciada ou deixada de lado.

Antes é preciso que a contratante dele, que é a especializada, seja acionada perante a justiça do trabalho e se manifeste no processo.

Essa implicação está diretamente associada ao quesito economia, pois se a prestadora de serviços é responsável e bem qualificada no mercado, ela terá condições financeiras de arcar com qualquer tipo de custo oriundo de seus funcionários.

O que deixa de forma a responsabilidade subsidiária da empresa e garante ainda mais tranquilidade e foco ao empresário.

Sem a preocupação direta de a qualquer momento receber alguma notificação judicial, o empreendedor consegue manter seu foco e desenvolver maior crescimento produtivo à empresa.

Por isso é essencial que a terceirização de processos administrativos e financeiros ocorra com escritório especializado de renome no mercado, para que a segurança do empresário seja cada vez maior, em todas as questões.

E isso é possível de ser verificado através dos processos de contratação, como algum procedimento licitatório que já foi citado anteriormente.

O importante é que em nenhum caso a empresa contrate serviço terceirizado sem antes realizar verificação da procedência dos serviços e histórico de responsabilidade da prestadora de serviços.

Outro ponto que precisa de cuidado surge ao analisar as possíveis dificuldades que a empresa pode enfrentar com a contratação do serviço de forma terceirizada. Uma das coisas mais cruciais é a manutenção da conexão entre os profissionais e a empresa.

É claro que há necessidade de um esforço maior para manter uma boa comunicação e uma conexão eficiente com os profissionais quando eles não estão trabalhando sob a supervisão direta do empresário, na sede da empresa.

Mas isso é muito possível de ser superado e, atualmente, existem soluções tecnológicas que auxiliam nessa questão de forma a não deixar que seja uma interferência na qualidade do serviço prestado.

Uma delas é a utilização de mecanismos virtuais como plataformas, onde ocorre o contato direto a partir de softwares. Esse tipo de canal de comunicação é muito eficiente e proveitoso tanto para quem está fornecendo o serviço, como para a empresa que está recebendo.

Mas não é porque os profissionais terceirizados não estão trabalhando dentro da sede da empresa que eles não terão contato direto com clientes, se assim for necessário.

Dentro das funções administrativas e financeiras, muitas vezes a equipe entra em contato com clientes finais para realizar agendamentos de contas, realizar cobranças e solicitar informações.

E essa certa distância que se coloca entre terceirizada e empresa é positiva no relacionamento com o cliente, que vê a relação de uma forma ainda mais profissional e séria, já que todo o atendimento prestado acontecerá de forma especializada.

Isso transmite uma relação de respeito com o cliente e muitas vezes é o suficiente para que situações de inadimplência, por exemplo, sejam solucionadas, o que possui ligação direta com o arrecadamento da empresa e crescimento financeiro.

Portanto, assim como a terceirização de outros tipos de serviços é muito eficiente e traz inúmeros benefícios às empresas, a terceirização de processos administrativos e financeiros também proporciona resultados revolucionários.

Isso ocorre porque a área de atuação desse tipo de serviço precisa estar sempre em equilíbrio para que a empresa tenha sucesso nas outras áreas.

E para que isso aconteça é necessária a definição de mecanismos, ações e atividades desenvolvidas com padrões de qualidade e de comprometimento.

Essas qualidades são encontradas em serviços especializados, de forma que, para muitos casos, a contratação de terceirização de processos administrativos e empresariais é a melhor opção.

Basta que tudo seja realizado de forma organizada, com cuidado e atenção e sem ações apressadas, o que auxilia em contratações equivocadas ou deficitárias.

Com a recente regulamentação da terceirização para qualquer tipo de atividade, mesmo que seja a atividade sim, o índice de crescimento desse tipo de serviço cresceu muito e com ele, a informação sobre o serviço.

Então é essencial que o melhor profissional seja encontrado na terceirização para que todos os benefícios mencionados possam ser aproveitados da melhor forma possível pela empresa.

E é importante que ocorra sempre diálogo entre os envolvidos para que cada vez mais a qualidade da relação da empresa tomadora de serviços com a prestadora cresça e seja satisfatória.

Dessa forma, com certeza os resultados obtidos serão sempre os melhores e haverá a satisfação de todas as necessidades estabelecidas desde o início no contrato de prestação de serviços entre empresa e terceirizada.

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