Terceirização de Serviço Administrativo Público e Privado

Contratar uma empresa para a terceirização de serviços administrativos possui diversos benefícios, pois coloca à disposição do contratante, uma equipe multidisciplinar para dar suporte ao negócio.

Esse é um dos motivos pelo qual a prática vem ganhando cada vez mais popularidade nesse setor. Em outras áreas, como serviços de limpeza, transporte e segurança, o uso do sistema terceirizado já era comum.

Segundo a Associação Brasileira de Serviços de Apoio Administrativos (Abrapsa), o Brasil caminha para seguir um modelo bastante adotado em países de economia avançada, em que 35% da folha de pagamento é terceirizada.

Neste artigo, vamos abordar algumas das vantagens que a terceirização de serviços administrativos podem trazer para as empresas que optam por adotar esse sistema. Confira abaixo:

O que a lei diz sobre a terceirização de serviços?

Antes da Lei n. 13.429/17 entrar em vigor, nem todas as áreas podiam ser terceirizadas. Os serviços realizados por terceiros não poderiam ter relação com a atividade-fim da empresa contratante. Portanto, só era liberada a terceirização de serviços que não tivessem ligação ao produto ou serviço final fornecido pela corporação, por exemplo, em setores de limpeza e segurança.

Após a aprovação da lei, essa distinção caiu e todos os trabalhos ou serviços passaram a estar aptos para terceirização, exceto para atividades de vigilância e transporte de valores. Assim, cresceram também as ofertas no mercado de empresas especializadas em diversos setores para assumir determinada área nas corporações.

Vale ressaltar que a lei também impede que os colaboradores terceirizados exerçam outra função além daquela pela qual eles foram contratados.

Como a terceirização de serviços administrativos beneficia as empresas?

Contratar empresas especializadas em áreas estratégicas otimizam o funcionamento do negócio, pois permite aos gestores usufruírem de mais tempo para se dedicar à atividade principal da organização. Além disso, a empresa pode contar com profissionais qualificados para exercer diversas funções, com menos burocracia.

Contratar um local de terceirização de serviços administrativos que ofereça RH, contabilidade, assistência jurídica e recepção, por exemplo, permite que o gerenciamento do setor fique mais fácil e conte com colaboradores especializados para cada área.

Veja, a seguir, alguns benefícios da terceirização de serviços administrativos.

1. Redução de custos

Na maioria dos casos, contratar a terceirização de serviços administrativos é mais vantajoso financeiramente para a empresa, pois gera redução nos custos com encargos trabalhistas.

A organização contratante não possui vínculo com o profissional. Portanto, a responsabilidade, e assuntos como férias, faltas, rescisão de contratos e ações trabalhistas, ficam por conta da empresa terceirizada. Além disso, também é possível diminuir os investimentos com treinamentos e capacitação interna, que deixam de ser incumbência da contratante.

Assim, a relação custo-benefício do serviço terceirizado acaba se tornando melhor do que montar uma equipe interna de trabalho.

2. Mais produtividade

Ao realizar a terceirização de serviços administrativos, as equipes principais da empresa conseguem otimizar seu tempo e melhorar sua produtividade, dedicando-se exclusivamente em funções prioritárias.

Com uma divisão mais equilibrada das atividades, é possível reduzir a sobrecarga de trabalho, melhorar os resultados e diminuir o tempo na realização do serviço.

Além disso, como os serviços secundários serão efetuados pelos profissionais terceirizados, a equipe pode ser direcionada para atividades estratégicas que ajudem em tomadas de decisões mais assertivas.

Esse benefício também se aplica para o gestor da empresa, que consegue se dedicar integralmente ao core business, focando em assuntos primordiais, o que auxilia na resolução de problemas de maneira mais eficaz e no crescimento do negócio.

3. Auxílio de gestão e consultoria

Empresas especializadas em terceirização de serviços administrativos possuem profissionais capacitados em diversas áreas para a gestão eficaz de um negócio. Sendo assim, pode-se esperar uma visão consultiva no trabalho desses colaboradores, com estratégias integradas que auxiliem no desenvolvimento da empresa.

As empresas de terceirização estão constantemente investindo na capacitação de seus funcionários para suprir as expectativas do contratante. Portanto, esses profissionais estão sempre atualizados com o mercado e suas necessidades.

Esse tipo de mão de obra faz toda a diferença para apontar caminhos estratégicos no desenvolvimento do negócio.

Dicas gerais

Para alcançar mais resultados ao realizar a terceirização de serviços administrativos, separamos algumas dicas importantes:

• Planejamento

É importante que, antes da contratação, você faça um planejamento das funções e de quais resultados você espera da empresa contratada. Assim, é possível mensurar o retorno e a efetividade do serviço prestado.

O planejamento também proporciona ao gestor um norte em relação às necessidades da empresa e aponta oportunidades de crescimento.

• Metas claras

Com base no planejamento realizado, ao contratar uma empresa terceirizada é fundamental deixar claro o que se espera em relação ao trabalho prestado. Dessa forma, os colaboradores saberão suas funções e quais atividades devem se dedicar. Lembre-se que a lei cobra que o terceirizado realize apenas o trabalho pelo qual foi contratado.

• Gestão de terceiros

O gerenciamento dos funcionários terceirizados favorece para que o trabalho realizado permaneça dentro da visão da empresa. Além disso, com esse controle é possível detectar eventuais problemas, facilitar o processo de alinhamento e até criar o relatório para reportar críticas pontuais à empresa contratada.

Se sua empresa está passando por essa adaptação, uma gestão eficaz dos funcionários é necessária não só para terceiros, como também para funcionários. Assim, você viabiliza a prevenção de problemas na equipe, como a insegurança dos colaboradores internos da empresa, que podem se sentir ameaçados.

Escolha uma empresa especializada

Se você quer atingir resultados relevantes, é importante pesquisar sobre a empresa antes de fechar o contrato. Opte por negócios que possuam experiência e ofereçam qualidade e responsabilidade no serviço prestado.

Também é necessário analisar se o perfil da possível contratada e os serviços oferecidos cobrem todas as necessidades da sua corporação. Uma empresa preparada é capaz de cuidar de pequenos, médios e grandes negócios.

Outra dica importante é dedicar um tempo para conhecer a empresa e conferir sua legitimidade, assim, você consegue evitar cair em eventuais casos de ilegalidade e negócios que não sejam regulamentados.

Ao garantir esses aspectos, você desfruta de todos os benefícios de possuir profissionais confiáveis e qualificados para trabalhar no seu negócio e auxiliar no crescimento.

Terceirização Na Administração Pública

Provavelmente você já ouviu falar em “terceirização”, seja a terceirização na administração pública ou em qualquer outro setor, mas você sabe o que ela significa? O termo é oriundo da Ciência da Administração e trata-se de uma forma de organização estrutural que possibilita a transferência de suas atividades a uma empresa. O intuito é reduzir custos e especializar as atividades empresariais.

Quando a terceirização é aplicada de forma correta e observando o que está previsto em lei, ela pode se tornar eficaz e acarretar diversas vantagens. Entre elas, está a redução de custos – como já mencionado anteriormente –, devido ao barateamento da prestação de serviços, pode oferecer agilidade no processo, otimização de espaço físico (com a retirada de pessoal e material), além de direcionar a empresa ou a administração pública para a prestação de serviço da sua atividade principal.

Mas afinal, se o intuito é reduzir custos e consequentemente aumentar o lucro de empresas, qual seria a razão para a utilização da terceirização na Administração Pública? Um breve panorama histórico e conceitual pode nos auxiliar a compreender a terceirização da Administração Pública.

Terceirização da Administração Pública no Brasil

O Decreto-lei 200/1967 pode nos dar um panorama sobre a situação, é ele a base da legislação sobre terceirização no Brasil, mesmo que de forma não explícita. O artigo 10, deste decreto citado prevê que “a execução das atividades da Administração Federal deverá ser amplamente descentralizada”.

Para complementar o assunto, o parágrafo 7º deste mesmo artigo afirma que “a administração procurará desobrigar-se da realização material de tarefas executivas, recorrendo sempre que possível, à execução indireta, mediante ao contrato, desde que exista, na área, iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execução”.

Em 1970, foi editada a lei nº 5.645, que contribuiu ainda mais para a descentralização das atividades da Administração Pública. Na lei foram fixadas diretrizes para a classificação de cargos do Serviço Civil e autarquias federais. No artigo 3º, consta: “as atividades relacionadas com transporte, conservação, custódia, operação de elevadores, limpeza e outras assemelhadas serão, de preferência, objeto de execução indireta, mediante contrato, de acordo com o artigo 10, parágrafo 7º, do decreto-lei nº 200 de 1967”.

Foi a partir da década de 80 que iniciou um processo de reforma, o intuito seria reduzir o tamanho do aparelhamento administrativo. Desta forma, novas medidas surgiram como a privatização, a delegação de serviços públicos aos particulares e a terceirização.

Em 2018, um decreto (nº 9.507) editado pelo governo federal, regulamentou a terceirização no serviço público. A norma abrange órgãos da administração direta, autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista controladas pela União. O texto substitui outro decreto que estava em vigor desde 1997.

A Reforma Trabalhista englobou duas leis, a lei 13.429/17 - responsável por alterar a lei 6.019/74 - e ampliar as hipóteses de terceirização de mão de obra e a lei 13.467/17 que alterou disposições da CLT, tornando as regências das relações de trabalho no setor empresarial mais flexíveis. Ainda vamos abordar detalhadamente o assunto e compreender os impactos atuais.

Limites da terceirização na Administração Pública:

É comum nos perguntarmos até onde vai a terceirização na Administração Pública, quais são os seus limites afinal? Conforme lei nº 8.745 de 1993, artigo 1º e 2º, é permitida a contratação temporária de servidores, em casos específicos como calamidade pública, combate a surtos endêmicos, admissão de professores substitutos, recenseamentos, entre outros.

Claro que assim como em outras atividades há riscos e fraudes. Algumas empresas e instituições utilizam da terceirização a fim de obter apenas lucros, fraudando leis e obrigações trabalhistas. Assim como também há riscos em se contratar uma empresa que não possua as competências necessárias ou que posso lhe causar problemas éticos. Vale lembrar que em muitos casos, apesar do empregado estar contratado pela empresa terceirizada, a tomadora também pode ser responsabilizada.

Além disso, ressalta-se novamente a importância de saber escolher e conhecer a empresa prestadora de serviço, pois muitas vezes não há a competência necessária para suprir as demandas e, neste caso, a Administração Pública pode estar pagando por um setor que não se encaixa na prestação de serviço solicitada.

É importante lembrar sempre que se a forma de terceirização na Administração Pública não estiver prevista em lei, pode haver pena de ilegalidade e responsabilização de quem o praticou.

Qual a diferença entre a atividade-meio e a atividade-fim?

Há algumas discussões em torno da Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho – TST, a ideia aqui, por outro lado, é a apresentar a diferença entre a atividade-meio e a atividade-fim e desdobrar as modificações ocorridas, a fim de compreender a aplicabilidade da terceirização na Administração Pública.

Por atividade-fim na Administração Pública entende-se aquela que compreende as atividades essenciais e normais, seguindo a ideia para a qual a empresa se constituiu. Por outro lado, a atividade-meio é aquela não relacionada, diretamente, com a atividade-fim empresarial. Mas afinal, podemos ou não terceirizar a atividade-fim?

Após a reforma trabalhista muitas dúvidas surgiram sobre o assunto. É importante ressaltar que em março de 2017 foi promulgada a lei 13.349/17 que alterou e acrescentou alguns pontos à lei 6.019/74 para tratar sobre a terceirização. Através da Súmula 331 foi regulamentado o tema e de acordo com ela, o empregador que tivesse interesse em terceirizar os serviços deveria atentar para a atividade-meio ou secundárias da empresa, ou seja, os serviços prestados deveriam ser ligados às atividades secundárias, periféricas ou atividade-meio.

Além disso, não deve existir pessoalidade e subordinação entre trabalhador e empresa. Em outras palavras, o trabalhador terceirizado não é contrato pela tomadora - mas merece atenção como já mencionado anteriormente.

De modo sucinto, a Súmula 331 do TST não permite a terceirização das atividades-fim ou principais da empresa e Administração Pública e que de forma alguma poderia haver pessoalidade entre o trabalhador terceirizado e a empresa contratante.

A terceirização na Administração Pública é um tema que merece atenção e cuidado. A compreensão sobre o assunto torna-se essencial, independente se você for a tomadora ou o trabalhador terceirizado.

Outsourcing Administrativo

As empresas de sucesso estão constantemente procurando por novas tecnologias e modelos de organização inovadores, que lhes permitam se adaptar a um ambiente de negócios repleto de mudanças.

Para suprir suas necessidades, existe o outsourcing administrativo. Uma solução abrangente, que agrega valor aos empreendimentos por meio da padronização, simplificação e otimização de processos.

O outsourcing também auxilia no que diz respeito ao gerenciamento de funções, departamentos, áreas de negócios e tarefas auxiliares, que fazem parte da estrutura de uma organização, ajudando a tornar a empresa competitiva em seu mercado.

Além disso, o outsourcing administrativo pode garantir equipes de trabalho projetadas especificamente para o cumprimento de "tarefas-chave", a serem executadas com eficiência e assertividade.

Se você ainda não está familiarizado com o assunto e quer entender a estratégia por trás desse conceito, continue conosco até o final do artigo.

O que é outsourcing?

Traduzindo de forma simplificada, o termo vem da junção de duas palavras da língua inglesa, “out” e “source”, algo como “origem externa”. Entretanto, quando adaptamos a expressão para o português, ela pode ser interpretada como “terceirização”, embora isso possa ser um equívoco.

No geral, a diferença entre os dois conceitos é simples:

- Outsourcing: é um tipo de terceirização estratégica, voltada para a contratação de serviços externos;

- Terceirização: costuma ser utilizada para se referir à contratação de serviço braçal, como na área de limpeza e higienização, por exemplo.

O outsourcing geralmente é utilizado para o cumprimento de determinadas tarefas ou serviços internos por outra organização, sendo uma opção mais rápida e eficaz do que contratar funcionários ou montar um setor próprio.

Os contratos de outsourcing costumam ser assumidos por empresas especializadas e que possuem todas as ferramentas necessárias para dar continuidade ao serviço, que pode ser realizado em áreas administrativas, de recursos humanos, contabilidade, suporte técnico e até mesmo engenharia.

Logo, em muitos casos, essa espécie de terceirização pode significar uma redução considerável nos custos de uma organização, que não pode (ou não quer) manter departamentos específicos para cada necessidade interna.

O que é outsourcing administrativo?

O outsourcing administrativo também é conhecido como BPO, ou Business Process Outsourcing, algo como “Terceirização de Processos de Negócios”. Como mencionamos anteriormente, esse é um método de terceirização de determinados processos, por meio de um provedor de serviços externo. No caso, o processo em questão é o que se refere à administração da empresa.

O outsourcing administrativo é uma ferramenta essencial para aumentar a agilidade do negócio, independentemente do mercado em que ele atua, já que permite que a empresa se concentre apenas no que é essencial, deixando a parte burocrática para terceiros.

Por que o outsourcing administrativo é uma boa ideia?

É comum vermos empreendedores acharem que podem lidar com todas as tarefas administrativas de suas empresas por conta própria. Mas, deixar que esse tipo de trabalho burocrático desvie a atenção, pode ser prejudicial para o desenvolvimento dos negócios.

Nesses casos, reconhecer o valor do outsourcing administrativo pode ser fundamental para a organização. A delegação de responsabilidades aos profissionais externos permite que pequenas e médias empresas concorram e se sobressaiam em meio a seus maiores concorrentes.

Por isso, construir as operações de uma empresa com a ajuda de especialistas terceirizados pode garantir que os gestores tenham mais tempo disponível para se concentrarem na geração de receita, além de ter um enorme impacto na eficiência dos processos, na produtividade e no crescimento da companhia.

Principais benefícios do outsourcing administrativo

Existem inúmeras razões pelas quais as empresas optam por terceirizar seus serviços administrativos. Seja qual for o motivo, se implementado de maneira correta, o outsourcing administrativo poderá gerar os seguintes benefícios:

Redução de custos com contratações

A empresa economizará não apenas com os salários fixos, mas também com questões médica, como licenças, horas extras, custos de processamento de folha de pagamento e benefícios adicionais concedidos aos colaboradores.

Redução de custos operacionais

Existem diversos custos operacionais, como equipamentos, fotocopiadoras, computadores e escritórios, por exemplo. Ao optar pelo outsourcing, esses valores podem gerar uma enorme economia para a empresa, o que não deve ser negligenciado.

Profissionais capacitados

A contratação de um novo funcionário para um cargo administrativo pode ser um enorme risco para a empresa, já que não é possível saber de forma prévia como ele realizará o trabalho para o qual será designado.

Portanto, terceirizar a equipe administrativa permite que um profissional treinado e experiente assuma as funções que a empresa precisa. Assim, é possível garantir que o contratado terá o conhecimento necessário para executar as tarefas corretamente, com excelência.

Contratação rápida

A necessidade de contratar reforços nem sempre é percebida previamente, tanto em casos de demissão abrupta, quanto de expansão dos negócios. Muitas vezes, não há tempo suficiente para realizar um processo de entrevista, integração e treinamento de um novo funcionário antes que a posição que está vaga faça falta. Logo, é preciso contratar o mais rápido possível.

O outsourcing administrativo permite que esse cargo seja preenchido rapidamente e de maneira satisfatória.

Serviços prestados por um outsourcing administrativo

A lista de serviços oferecidos pode variar, dependendo da empresa ou profissional contratado. No geral, é comum encontrar terceirização para os seguintes pontos:

- Entrada, processamento e gerenciamento de dados;

- Agendamentos;

- Correspondências;

- Suporte técnico;

- Preparação de documentos.

Como saber se o outsourcing é a escolha certa?

Essa pode ser uma tarefa complicada no caso de pequenos negócios ou de empresas que estão em crescimento, já que é difícil alocar orçamento para que outras pessoas concluam tarefas que geralmente cabem ao gestor ou à equipe interna.

Por isso, ao invés de pensar no dinheiro que será gasto, é necessário pensar que esse é um investimento na produtividade da organização. Antes de decidir terceirizar tarefas administrativas, é preciso levantar as seguintes questões:

- Terceirizar a tarefa liberará tempo para expandir o negócio ou promover a empresa? Se sim, opte pelo outsourcing;

- O custo de terceirizar a tarefa custará menos do que contratar um novo funcionário? Em caso positivo, terceirize;

- Alguém de fora pode concluir a tarefa de forma mais rápida e eficiente do que a equipe interna? Terceirize;

- O motivo de considerar o outsourcing é pontual, não sendo para uma tarefa do dia a dia? Também escolha a terceirização.

Hoje, é mais fácil do que nunca transferir os processos de uma empresa para profissionais externos. Se o outsourcing administrativo for utilizado corretamente, ele será capaz de acelerar as demandas de trabalho e melhorar produtos e serviços.